O ESTADO NORTE-AMERICANO FEZ DA GESTÃO LEAN SEU LEMA
Da Época-Negócios
“Fazendo um governo mais simples, mais rápido, melhor e menos oneroso”. Não se engane. Esse não é o slogan de nenhum dos novos governadores eleitos nesse final de semana no Brasil e muito menos do presidente que saiu vencedor de nossas urnas. Trata-se de um dos slogans oficiais do estado de Ohio, dos EUA, um dos estados norte-americanos que vem implementando a gestão lean no governo. Está apresentado como informação pública, no site “Lean Ohio”, produzido por esse estado norte-americano que, desde 2011, implementa a gestão lean em uma série de projetos já aplicados em mais de 50 departamentos públicos.
No site, que destaca os benefícios que cada projeto gerou para o cidadão, o governo informa, logo de início, que, nas repartições públicas, o modelo lean está “reduzindo a burocracia, eliminando ineficiências, melhorando o serviço às pessoas e gerando resultados mensuráveis.” E é interessante notar que o objetivo básico desse trabalho foi simplificar os processos administrativos do governo – a terrível “burocracia” – eliminando, nos serviços públicos, o que eles chamaram de “etapas, pontos de decisões e desperdícios”.
Um exemplo foi uma reformulação realizada no “Departamento de Reabilitação e Correção” de Ohio referente aos processos de “recepção dos presos”. Com um olhar crítico frente aos desperdícios, eles analisaram as “etapas” desse processo e as reduziram de 231 para 60, diminuindo as “decisões” de 16 para 1, além de eliminar sete fontes de atrasos. Com a implementação de um sistema de programação no início do processo, gerou-se uma diminuição de 3.406 horas por ano de trabalho, o que acarretou uma economia de mais de US$ 115 mil anuais. Assim, garante o governo, o “processo de recepção dos presos e envio até a jurisdição devida foi simplificado e agilizado, ao mesmo tempo em que se reforçou a segurança e o apoio à família”.
No “Departamento de Transportes”, o governo conseguiu reduzir os estoques de equipamentos e materiais, além de padronizar os sistemas de comunicação. Assim, reduziram horas de trabalho, diminuíram o serviço com “papelada” e, com isso, conseguiram redirecionar 475 mil horas de trabalho, antes desperdiçadas, para atividades produtivas, como a manutenção de estradas, pois “o processo de planejamento, elaboração de relatórios e inventário tornou-se mais rápido”, informou o governo. E há muitos outros resultados informados, com riqueza de detalhes, pelo governo de Ohio, pois o modelo lean é aplicado hoje amplamente na administração pública.Já a “Secretaria de Saúde”– que fornece cobertura de saúde para mais de 2,7 milhões de residentes do estado – conseguiu reformular processos internos de avaliação e, com isso, economizou mais de US$ 118 milhões. Fizeram isso também “reduzindo etapas” em processos, de 340 para 50, diminuindo ainda “pontos de decisão”, de 60 para 10, e eliminando “132 fontes de desperdícios”. O novo processo educa os usuários e se comunica imediatamente com todas as agências provedoras imediatamente. O processo de avaliação foi reduzido de no máximo 25 dias para no máximo 15 dias. Com isso, o cidadão de Ohio receberá serviços médicos “dez dias mais rapidamente” do que antes, o que gerou um atendimento adicional de 9 mil pessoas por ano que podem ser direcionadas de forma mais adequada a sua região preferida de atendimento.
Quem vê todo esse movimento de fora e observa atentamente a maneira como o Estado de Ohio implementa o modelo lean pode até pensar que não se trata de um governo, mas, sim, da mais eficiente das empresas, como as que hoje, incluindo no Brasil, implementam o modelo lean com resultados extraordinários em melhorias dos processos, aumento de qualidade, ganhos de capacidade e desenvolvimento das pessoas. Mas se trata de um governo. O projeto “Lean Ohio” é coordenado pelo “Gabinete Lean”, que fica dentro do Departamento de Serviços Administrativos do estado. É de lá que ocorre todo treinamento, planejamento estratégico, facilitação das ações, coleta de dados, análises e liderança das melhorias que são feitas hoje no estado.
E não é uma experiência isolada naquele país. No dia 15 de outubro, na coluna “Estado de Washington fica mais eficiente com lean” mostrei a experiência desse outro estado norte-americano que também vem conseguindo resultados impressionantes com a gestão lean. Em breve, mostraremos a experiência do estado do Colorado.
Em tempos de novos governantes brasileiros se preparando para assumir mais um mandato, seria bom se mirássemos um olhar mais apurado para essas experiências que decidiram ser tão ou mais eficientes que as melhores empresas privadas.
